第一章 总 则

第一条 为有效保护、利用和开发档案资源，进一步提高档案管理的规范化、科学化水平，充分发挥档案在招生、教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《内蒙古自治区档案管理条例》等有关法规，结合学院档案工作实际，修订本办法。

第二条 本办法所称的学院档案，是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学院重要的基础性工作之一，应当加强领导和管理，各部门及个人应严格遵守《中华人民共和国档案法》和本办法，依法行使档案管理和利用的权利和义务。档案管理工作纳入学院整体发展规划。

第四条 学院档案工作由院长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

(二)促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的学院领导协助院长负责档案工作。

 

第二章 档案机构及其职责

第五条 学院设立档案室，归属于图书馆，接受上级档案行政部门的监督和指导。

第六条 档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

第七条 档案室主要职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善档案工作规章制度，并监督、检查各部门贯彻落实情况；

（三）建立健全学院档案工作网络，负责对学院专（兼）职档案工作人员进行业务指导和培训； 

（四）负责档案材料的收集、整理、鉴定、统计与保管，维护学院档案的完整性、系统性与安全性；

（五）开展档案的开放和利用服务工作；

（六）负责编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（七）参与档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流；

（八）开展档案宣传工作和利用教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条 学院设档案室主任一名。

档案室主任应当具备以下条件：

(一)热心档案事业，具备丰富的业务知识；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

(三)年富力强，身体健康。

第九条 学院专职档案工作人员列入学院事业编制，其编制人数由学院根据室存档案数量和工作任务确定。

第十条 学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 学院专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条 学院对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

 

第三章 档案的管理

第十三条 学院应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。

第十四条 纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括学院党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料等 。

(二)行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料等。

(三)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(四)科研类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料；

(五)基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料；

(六)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(七)产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(八)出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书等。

(九)外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十)财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十一）声像类：主要包括学院或个人在社会实践活动中直接形成的有保存价值的照片、录像、录音、影片等辅以文字说明的历史记录。

（十二）实物类：主要包括学院或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；本单位自形成以来停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品。

归档的档案材料包括纸质、电子、实物、照(胶)片、录像（音）带等各种载体形式。

第十五条 学院实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。

各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人需按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案室移交。

第十六条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子档案移交与接收办法》以及《内蒙古电子文件归档与电子档案管理试行办法》执行。

第十七条 学院档案材料归档时间为：

(一)党政、教辅、群团机构的档案材料，应当在次学年6月底前归档；

(二)教学机构的档案材料，应当在次学年10月底前归档；

(三)科研类档案材料应当在项目完成后两个月内归档；

(四)基建类档案材料应当在项目验收完成后三个月内归档；

(五)财会类档案材料，可视其情况而定，允许推后两年归档。

第十八条 档案室应当对档案材料进行整理、分类、鉴定和编号。

档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十九条 档案室建立健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，确保档案安全。

第二十条 除人事档案、学生档案、涉密档案外，学院其他档案由档案室统一保管，在学院需要时，提供所需的档案原件或者复制件。

第二十一条 学院与其他单位分工协作完成的项目，负责协作的部门，应在项目实施过程中收集、整理项目所产生的档案，并移交档案室存档。相关部门及协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，需将复制件送交档案室保存。

第二十二条 学院中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，按照规定应及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十三条 档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管院长汇报，及时处理。

第二十四条 档案室应当认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

第四章  档案的利用与公布

第二十五条 档案室按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及学院重大利益的、秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第二十六条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，需经分管院长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者秘密的。应当经学院保密工作部门批准。

第二十八条 档案室一般不提供档案的原件借出服务，如有特殊需要，必须履行相关审批手续。

第二十九条 档案室是学院出具档案证明的机构，加盖学院印章的档案复制件，与原件具有同等效力。对传统载体档案进行数字化后的档案原件要妥善保管，一般不再提供利用。

第三十条 档案室分别设立档案库房和查阅室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。

第三十一条 档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料、论文和公布档案，应当经档案形成部门同意后，并报请分管院长批准。

第三十二条 档案室采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

 

第五章 档案信息化建设

第三十三条 学院应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

第三十四条 学院应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十五条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十六条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案室移交。

 

第六章  条件保障

第三十七条 根据《普通高等学校档案管理办法》的规定，学院将档案工作所需经费列入学院预算，保证档案工作需求。

第三十八条 学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十九条 学院应当设立专项经费，为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

 

第七章  奖励与处罚

第四十条 学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案室的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十一条 违反档案管理规定，有下列行为之一的，学院对直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

  

第八章  附 则

第四十二条 本办法适用于包头轻工职业技术学院。

第四十三条 本办法自印发之日起施行，原《包头轻工职业技术学院档案管理办法》同时废止。