本方案由编制说明和主表两部分组成。

编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式及若干重要问题的说明，是使用本方案的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

第一章 编制说明

一、编制目的

为了适应学院档案工作的发展和管理现代化的需要，实现学院档案业务建设各个环节的标准化和规范化，充分发挥学院档案的作用，根据档案管理要求，结合学院的实际情况，制定本方案。

二、编制原则

（一）以学院产生的全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（二）在充分反映学院档案形成的自然规律和内容特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类的管理性和业务性文件材料集中一起。

（三）类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素和短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

（四）类目排列、档号结构的确定，严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。

（五）采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次的特点。根据学院档案实际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等方面给以较多的自由度，留有较大的余地。

三、体系结构

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是学院档案实体分类的最高层位。根据学院档案产生的领域范畴，结合档案记录的内容性质，确定十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

1.DQ党群

主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

2.XZ行政

主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料。

3.JX教学

主要包括教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料。

4.KY科学研究

主要包括科学管理、科学实践和科学研究活动中形成的文件材料。

5.JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

6.SB仪器设备

主要包括仪器设备管理和设备项目中形成的文件材料。

7.CP产品生产 

主要包括学院在产学研过程中形成的文字资料、样品或者样品照片、录像等。

8.CB出版

主要包括学院自行编辑出版的刊物及本学院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

9.WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

10.CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11.SX声像

主要包括反映学院教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以录音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

12.SW实物

主要指省市级以上的党政领导、社会名人及学院领导、知名人士为学院的题词、绘画与其他有保存价值的实物。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“XingZheng"（行政）的简称。

（二）二级类目设置和代号

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。设置的标准在大的原则统一情况下，可视具体情况对随机类目进行选择。

二级类目的标识，均采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

四、档号的编制

（一）档号

档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映学院档案的分类体系和物理位置。

（二）档号编制的原则

档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。档号不得重号，必须具有稳定性，不得随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（三）档号结构、模式和标识

1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。

案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。

2.档号的标识

档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、

分类号、案卷号之间用连接符号“-”连结。

3.档号的模式：

年度号+分类号+案卷号

以教学类为例，其余类推：

教学类档案档号＝年度号+教学档案分类号+案卷号。

 

如室藏有多个全宗，原则上年度号前应加全宗号：

全宗号 +年度号+分类号+案卷号

（四）档案的实体排架问题

从维护档案的整体性、查找的便利性及学院实际情况出发，档案按档号横向排列。  

第二章 主表

一、DQ党群

11党务综合

12纪检、监察

13组织

14宣传教育 

15统战

民主党派材料入此

16工会

妇女工作材料入此 

17团委

学生社团材料入此

18党委收文 

二、XZ行政

11行政综合

学院评估、教代会、校史等综合材料入此。

12人事

13监察审计

14武装保卫

15后勤

16档案、图书

17招生就业

18学生工作

19网络信息

20行政收文

21合同

22志愿服务

23扶贫

三、JX教学

11综合

12学科与实验室建设

13系部

14学籍管理

15培训管理

16体育活动

17成绩单

18教材

四、KY科学研究

11科研综合

科研经费管理、学术活动材料入此

12科学研究项目

按项目设置类目

五、JJ基本建设 

11综合

12项目建设

按基建项目设置类目

六、SB仪器设备

11综合

12仪器设备项目

按项目设置类目

设备单件在10万以上的设备材料入此

七、产品生产

11综合

12按产品种类或项目设置类目

八、CB出版

11综合

12报纸 

13刊物、审稿单

14样书

15样书审稿材料（二级管理）

九、WS外事

11综合

12出国（境）

13来校 

14国际合作与交流

15留学生工作

各类留学生材料入此

十、CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

十一、SX声像

11照片

12录音带

13录像带

14 幻灯片

15光盘

十二、SW实物

11奖章、奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书类

12其他类