图书馆档案室档案主要为本学院教学、科研、党政管理等各项工作提供利用，为了加强档案管理，进一步完善档案查借阅工作程序，特修订本制度。

一、学院教职工查阅开放档案，凭个人证件办理登记手续后即可查阅，查阅归档部门限制利用的档案，需填写《重要档案查（借）阅审批表》按照以下程序审批后方可登记查阅。

1.查阅财会档案，须经财务部门负责人批准，并且原则上由财务人员陪同，方可登记查阅。

2.查阅学院党委、领导班子及书记、院长专题办公等会议记录、纪要，须经查阅部门、归档部门主要负责人批准，还须归档部门分管领导审批，报档案管理部门主要负责人同意后，方可登记查阅相关内容。

3.纪委、审计部门因特殊任务需要查档的，经查阅部门主要负责人、查阅部门分管领导、图书馆负责人批准，方可查阅。

4.查阅有专利权或未转让、未公开的科研档案，经权属项目负责人和科研部门负责人批准后，方可登记查阅。

二、学生利用本人的学籍档案，需持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可登记利用，委托他人办理的，受托人需出示本人法定证件并持有委托人亲笔签名的委托书及身份证或毕业证书复印件。

三、校外人员利用学院开放档案，需持单位正式介绍信或其他有效证件，填写《包头轻工职业技术学院图书馆档案室档案对外利用审批表》，由承接部门主要负责人批准，并经承接部门分管领导审批，报档案管理部门负责人同意后，方可办理登记查阅手续。学院档案概不外借。

四、境外组织或者个人利用学院已开放的档案，经学院外事部门同意，报分管领导和档案管理部门负责人批准。

五、查阅档案需在档案库房的阅档处查阅，档案材料原则上不外借，确因工作特殊需借出使用者，须填写《重要档案查（借）阅审批表》，按照以下程序审批后，方可办理借出相关手续。档案借出时间，一般不得超过七天，如确需延期借用，则须办理续借手续。归还档案时，要认真检查，确保档案完好无损，交点清楚，办理归还手续。

借出本部门形成档案，须经部门主要负责人同意。

借出非本部门形成档案，须经归档部门主要负责人同意。

借出限制使用档案，须经借阅部门、归档部门分管领导批准，并报档案管理部门主要负责人同意。。

六、未经许可，任何人不得擅自拍照、摘录、复制档案。加盖学院公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

七、阅档者要严守保密规定，注意爱护档案，不准涂改、圈划、增删、拆剪、抽页、调换、污损档案，违者将按照相关规定，视其情节予以处罚。